专注最重要的事——时间管理专注系统

“专注最重要的事”是前几天我在一次演讲秀中讨论的话题，同时想通过文字的方式，分享其中的观点和方法。对我来说，写文要比演讲轻松了很多，也希望得到有共鸣读友的反馈，毕竟这没有现场感那么直接。本文会按着演讲的顺序一一呈现（附有配图）

关于这个时间管理的话题，我想用俄罗斯的一句谚语来引出，“若同时追两只兔子，你一只也抓不到“，看着这两排脚印，由开始接近，到后来的渐行渐远。试想一下如果把人生比喻成抓兔子，那在最开始的时候，就要清楚你想要的是什么样的兔子，会让你幸福，有成就感。这样才能盯牢这一只兔子，在追逐的过程中，学会给自己增加技能，比如如何提速和学习捕兔子的方法。

先说一下为什么要提出这个话题，这是我自身的深刻体验所发现的问题，今年随着工作性质的变化，项目面临的考验，团队配合和对生活的平衡，所遭遇到的现实状况，让我不得不去思考一些解决方法，把之前的读过的书，理念，方法回顾成形，尝试操作，找到的行之有效的方法。

你曾经经历过这样的情境吗，或者正在经历着以下几点：

可以对号入座，带着这样的问题，加入进一步的探讨。当你看清了问题的本质，会发现其中的关键点，思路更清晰，做事更集中，未来也更加明确了。

全文主要从三个方面来讨论：

— WHY，为什么要做最重要的事

— WHAT，什么才是最重要的事

— HOW，如何才能专注做事

WHY：为什么要做最终重要的事

第一方面WHY，对理念的认知上，主要是澄清三大误区。曾经根深蒂固接受的理念，其实有些是不尽如此的。从根基上深入的理解，可能激发更明确的方向和下一步行动。

第一个误区，每件事都很重要。这是在我们的工作中和生活中常出现的，把一天或者一周的事情都列成清单，一件一件的完成，完成一件就勾掉一件，这也是时间管理的清单系统中，初步的处理代办清单的形式。一如现实社会不存在平等一样，处理事情亦是没有平等可言的。认识到这一点，才会有正确的选择。

在你的生活中有没有发生过这样的事情，一天即使有100件的代办清单要做，心里心心念念的只有那么一两件。即使完成了前面的98或99件，仍然没有多少成就感。而有时100件事中，只做了其中的一件，就会觉得心神安了，人也轻松，感觉像大多数的事情都完成了。我举的这两类案例，相信很多人都有过此类感受，那是因为在代办清单中，要明确轻重缓急的。首先理清思路，明白自己想要抓什么样的兔子，分清楚最重要的事，才能更聚焦于最重要的事情上。每件事都很重要是个谎言，高精力的时候把最重要的事情解决掉，让自己的心豁然开朗，然后就会发现，剩下的99件不那么重要去做了，或者根本就没有必要去做了。

反言之，如果运用人脑的自然选择机制，会先做最简单的事情，忽略重要与否。长此以往，想要达成的事就会无止境的拖延，因为太多事的分心，它们干扰我们的思想，误导我们的行为，最后喧宾夺主。回到前面的问题，是不是有些可以找到原因了。

说到这个话题，必然要提到的是“帕累托法则”也就是常说的二八法则。在日常生活中，确实存在很多的正态分布，然而对于成功和财富来说，分配却是不公的，小因成大果的事屡见不鲜。适当的付出，有选择的付出，才会获得对自己有效的回报。比如工作中最重要的一个项目，有些客户比其他的要重要，人际中对我们影响更大的人。这种不平均分配处处可见，这在我们每天的经历和决定中，一次次操作和产生结果。以终为始的，一贯落实的操作，就会在日积月累中优势逐渐累加，产生难以衡量的复利效应。就如同将大小几乎相同的鱼苗投入池塘中，最后收获的不会是平均大小的鱼群。其中就会有可能体型稍大一些的，有力一点的，具有更大的推动力，或者是嘴较大一些的鱼苗，这就是他们小小的优势，而这优势产生的累加，最终导致鱼群大小的二八分布。所有有时虽然看似很小的优势，不要忽略，埋没它，如果这是你想要发展的，就专注于这件事，终归会有所收益。

第二个误区：可以同时处理几件事情。在做演讲PPT时，我找到了下面的这个场景，你有没有过类似的经历：早上快要迟到了，匆忙的做早饭，想着汽车加油了没有，上班穿什么，担心投资理财的不顺利，猫把桌上的牛奶打翻了，电脑里邮件来了，怀里的孩子哭了。这种同时处理几件事的经历，总是事与愿违的，并没有得到很好的回报。会发现同时做几件事，就是同时搞砸几件事。

在生活中如此，在工作中也是同样重要。我们的大脑中每天会有几千次的灵光乍现，先不说要实现与否，就是从原来的想法到新想法的切换就要14秒钟，在事务之间游走只是变相的浪费时间。在我看到这样的调查结果时，几乎是震惊的“每天平均有28%的时间浪费在干扰和事件转换上”，这就是说当你专注于一件事，然后被干扰，比如是同事来问你另一件事情，你把心思抽离原来的事情，去解决新的事情，完成之后再回到原来的事情，而这被干扰抽离原来的事情，和回到这件事情重新投入的时间，就占一天的28%，也就是工作日八个小时中的两个小时。或者更糟糕的事情是，有些人无法深刻认识自己应该专注于的事情，就彻底的进入到了新事务的进程中了，彻底忘记了之前在做的事情。

就基于干扰来说，不管是内部干扰还是外部干扰，可以有各种优化的方案。如果处理得当，可以专注做事，避免干扰，那么就会避免做加班狗，或者让一天的工作生活更从容。

第三个误区：有志者是竟成是个谎言。可能有些人会很奇怪这个误区，有志者事竟成不是个古语吗？是的，人在周遭复杂的环境中生存，可能会面临很多的选择，这也就决定了你的“志”运用在哪里。举个例子，一个要减肥的人面临的两种情境，第一种是，早上睡到自然醒，简单打扫一下房间，出门shopping，下午茶。相比于第二种，早上很忙碌的出门上班，就如同上一个误区图中抱孩子的妈妈，忙碌的一天，晚上加班狗，又饿又累又冷，很想大吃一顿。这两种情境，哪种愿意减肥“吃草”的意愿会更强一些，或者说哪种更容易动用意志力达成。我想都会同意是前者，得出来的结论就是意志力是一种稀缺资源，不是什么时候想用就会有的。

斯坦福大学的研究证明也是如此，将165名学生分为两组，让他们任选两位或者七位的数字进行记忆，实验过程中会向学生发放零食，巧克力蛋糕（高热量甜食）和水果沙拉（健康食品）任其选择。结果背诵七位数字的学生选巧克力蛋糕的概率比水果沙拉高出一倍。试想一下，这个实验的测试难度并不高，为什么会有这么显著的趋势，这种在认知的工作量稍稍的提高，会诱发不谨慎的选择。可见意志力虽然可以产生巨大的内在动力和能量，却是很难持久的维持的。既然了解了意志力的特性，就会更清晰对于它的运用和补充。一定要把意志力用在最重要的事情上，你最想达成的事情上。

WHAT：什么是最重要的事

基于以上的三个误区，希望大家能够感悟到“少即是多”这个的理念。避免注意力被分散，就要特别留意“把所有鸡蛋都放在同一个篮子里”然后看好这个篮子，提了太多篮子的人往往会顾此失彼。那下一步思考要选择哪一个篮子，也就是清楚人生的愿景。从时间管理的概念，是要建立高空系统，自上而下的逐步分解和落实目标。高空系统的建立取决于你的三观，人生宗旨，就是想要成为什么样的人，如果这些你都明确的话，可以参考David·Alan的GTD思想从五万米高空，逐一的5个层次到一万米高空，分配到眼下要做的事情。意思就是说目前要做的事，都是为了达成你的人生宗旨和梦想。

也许有些人很难立刻就找到自己的高空系统，那也没有关系，可以先列出可以想到的要做的最远的事情，比如今年的梦想，三个月要完成的项目都可以，把它记录在你经常看到的地方，大字贴在家里的墙上，手机屏保上，或者笔记本的扉页，如果有每日写日记的习惯就更好了，记录为这个梦想做了什么，进度如何，是否能如期完成等等。这种频繁的跟进和反馈可以更激发斗志，增强内动力。在逐步的操作和衡量的同时，深入思考更远的梦想。

每个人的高空系统可能不尽相同，然而要衡量一个人一生是否有价值，最显著的途径就是自己是否一生无悔。《弥留之际最后悔5件事》这本书中，在对临终老人的询问中，他们的遗憾大多数“应该要自己更快乐”“应该和朋友多保持联系”“希望更有勇气表达自己的想法”，也有“真不应该那么辛苦的工作”，会发现这些遗憾和后悔没有一条跟金钱有关，多属于生活的快乐，亲密关系和享受生活。在你制定自己的一生最重要的事时，问问自己的内心真正最想要的，最在乎的是什么，不要给自己遗憾和后悔。

同时想送给大家一句话“你的日子如何，力量也比如何”，这句圣经里的话，让我在过去两年的感悟很深，也在这句话的洗礼中成长。不要的轻易的觉得自己懂了，细细的去体味，也许有一天你会惊讶的发现，原来以为自己懂了，其实没懂的时候，才是深入的感悟和体会了。

HOW，怎么才能专注做事？

如果清晰了前两点，那就直接上干货了，具体要如何操作，提供了五种方法作为参考。这里谨记的是，方法是有效可行的落地渠道，但是它有效与否，不仅在操作层面，更重要的是理念的认知，是否真正的信服和认可，才是操作的内动力。相信我，对此深信不疑所的达成结果肯定会更好一些。

方法一：三步骤预留时间

既然是步骤就会有先后次序之分，第一步留出空闲时间，以一年的时段为例，这步是一年开始的最初制定，不要因为这一年内还不确定的事情而犹疑不决，不确定什么时候有空，什么时候有兴致给自己放个假或者游玩，即使如此，才更要给自己的留出空闲。不要妄想没有前期规划和刻意安排，大块的空白时间就会的哪个阶段不定期的出现了。先有空闲时间的身心滋养，才是第二步骤的重要力量。这就是对“你的日子如何，力量也必如何”的一个考量操作。

第二步骤是留出优先事务时间，这点通过上文的介绍，应该不难理解。

第三步骤是留出做计划的时间，这是很重要的一步，对一年，甚至是每一天，每天只用十几分钟，跟进昨日的经历和进度，制定当日的重点，使一天的内容有的放矢。

结合三个步骤来操作，在正确的时间做正确的事情，在每日的累加中，会看到复利带来的效应。

方法二：找出你的高效时段

首先大家要认可一件事：每个人的高效时段是不一样的。那么找出你自己的高效时段就尤为重要。先来分享一下我个人的高效时段，见下图（一日精力和高效力分布）柱形图是精力变化，曲线代表高效力变化。可以看出我有两个高效时段，早上6-10点，和下午的3-6点一共7个小时，目前我还算满意的时长。它跟精力变化的关系也一目了然，当出现高精力的时候，就会有高效力的时段的出现。这就验证了“高精力的时候吃青蛙”的时间管理理念（青蛙是指重要紧急事件）。充分利用高效时段，安排重要的事情。

如何找到高效时段是一段刻意练习的过程，我的建议是在每天的日记中开出一块“高效时段”的记录和总结，只要如实记录就会很容易发现高效时段，当然记录的时间越长，找到的时段越精准。这只是初始阶段，在针对专注力练习后，随时开启一个番茄钟，都会得到不错的收获，当然这是后期的感知。

方法三：Say No

引用乔帮主的一句话“专注意味着对其他几百个好点子说不”，告诉我们要在成就梦想的路上，避免无数的诱惑。在我们身边不只有可控的可以判断的“坏点子”那些我们可以快速排除，不被干扰。然而“好点子”却总是不其然的出现，前面说过的每天有上千个灵光乍现。要做的就是看看你墙上的大字，手机屏保或者笔记本的扉页，然后问自己，做这件事和梦想有关系吗，能为梦想带来什么。

那么如何Say No呢， 有些人会不好意思或者不知道如何说，举些普遍的例子

—不好意思，我没有时间。这就算是很常规的回答，放之四海而皆准的一条

—我认为我不是帮你解决难题的最佳人选，你可以找......我个人觉得这是个很好的方式，如果自己没办法解决可以推荐别人，一方面不会不好意思拒绝，也可以帮助别人，另一方面让你的朋友之间互相熟识，也是有效的人际关系网建立。除此之外，我也曾是求助者，即使没有得到具体帮助，但是有了推荐的其他人，也会很有受益。

—一会儿回复你。对于这个回复有两种情境，第一可以是一种托词，因为个人原因并不想答应你，又不好说出口，就晚些回复，对方也会去找其他资源。第二个是对某一类人群的，他们对求助无法拒绝，尤其是面对面的，诚恳的求助者。我身边有这样的朋友，他们会不自然的点头同意“好的”，然后辗转反侧好几天，感觉有违自己的原则，或者有更重要的事情，想要再次拒绝又不知道如何说。这一类朋友如果一旦了解自己的特性，就可以用这个方法，给自己点时间去考虑，一次性答复。这里建议，尽量缩短考虑如何回复的时间，毕竟是别人的事情，不要占用自己太多的时间。

—现在有些不方便，要不找另一个时间吧？这是典型的对待干扰的答复，或许你现在专注于更重要的事情上，不想被打扰，之前说的28%的干扰时间，可以再约时间讨论，不急于一时的回复“行”或“不行”

—我宁愿现在拒绝也不希望有负于你。这是对自己能力范围之外的事情的回复，也有负责任的态度。

—我很乐意，但是......是情商高的一种表现，拒绝的让对方舒服一些，但是不要太生硬的运用，会起反效果。

—不行。这是最直接的方式，也是我个人提倡和常用的一种方式。干净利落的回答对方，可以加一句的原因，从影响力的角度，不管是什么原因，都更容易让人接受。

综上，列出了几种方式，可以找适合自己的善加利用，除此不要在用更多的时间在这方面，还有对你更重要的事。

上面说了如何面对普遍现象Say No，那面对老板要如何运用呢，老板是每个员工的“衣食父母”。这种特殊性，必须要特殊对待。我列出了四种方式，这里不展开说明，如果有兴趣于哪一点，欢迎留言或私信。这里尤其要明确的一点，不管哪种Say No都是为了更专注于重要的事，不是为了推诿和偷懒，不要有违于自己的初衷。

方法四：学会忍受混乱

专注和混乱往往是同时存在的，专注于一件事情就必然注定其他事情的混乱，而且越专注就会越混乱。就如同想要专注于手边的图稿，就要忍受没有整理的桌面；关注回复老板的邮件，就要忍受其他成堆邮件的未读放置；想要专注哄孩子睡觉，就要忍受还未收拾的孩子玩过的玩具。不提倡同时做事，专注最重要的事情，同时就要尽可能忽视其他微不足道的“混乱”。听过一个很有意思的案例，一个人安排晚上完成一个紧急的文案，晚上丰富晚饭为了补充充分的体力，然后发现家里很乱，早上读的书摊在桌上，孩子的东西乱放，洗的衣服还没有收，就先都整理收拾了。接着洗澡放松，涂好精油，点好香薰，一杯香茶，然后会怎样......混混欲睡，结果开好的电脑里只有一个空白的文档。这就是无法忍受混乱的一个案例，它会干扰你的专注，分散注意力。我习惯性的把正在运用的专注力比喻成一个吹满气的气球，而混乱就如同一根针或一根刺，轻轻对着气球戳一下，气球慢慢的漏气，就是专注力在流逝，如果不收敛心神，专注力注定最终会被殆尽，做的事情被“混乱”所取代。

可能有些人会说有些混乱一次两次可以忍受，但是经常如此就无法忍受了。如果是这种情况，首先要先检讨自己的时间安排和计划，是不是安排的太满了，每天需要恰当的留白，以备不时之需或者解决出现的混乱，不可能一天满满的专注，上文提到人的意志力是有限的，如果运用太多专注力，只会让工作和学习失去节奏，会有提前退休的风险。当然一个阶段的忙碌和对专注力的高需求要另当别论了。其次，如果确实是不想做的“混乱”不是自己关注的事情，可以选择委托，找更专业的人全权处理，从而让自己毫无后顾之忧。

方法五：远离逆境

这里的逆境是基于人和地点两个方面，比如负能量喋喋不休的朋友，吵杂的办公室。在用意志力高效专注做事时，这些人和地点的环境就成为了你的“逆境”。所以正能量的人群，和让人不受干扰，安定的环境是基础。下面综合举例会做结合。

基于以上五种方法，已经预留好时间，刚好当下是高效时段，拒绝了一切外在干扰Say No，然后呢...如何为自己找到专注的最佳境界。

首先要找到一个抗干扰的地点，工作环境最好的是找到一个房间，在里面把门关起来，我在办公室就如此，会称这个房间为“小黑屋”，当我需要高专注一件事时，就会在“小黑屋”处理。学习也是如此，可以找安静的场所，或去图书馆，如果做家务，也可以开启一个番茄钟，干净利索的完成。在我看来这个抗干扰的地点是尤为重要的。

其次，足够的食物和水，主要是为了不给自己分心的理由和机会，小休时，可能会因为找水和食物，你离开抗干扰的地点，从而造成自己分心，或者引来外部的干扰。

第三，排除隐形的不定时干扰，这些指的是手机，网络的干扰，要关掉手机的微信提醒，静音，断电脑网络，等等。

第四，设置截止时间deadline，这是常规做法，只要跟随番茄钟的流程走就可以了，提前设置每个番茄钟要完成的内容。

第五，相关人员有交代，就是要跟老板，同事和团队，提前交代，会在一个时点出来统一处理和跟进。

综上几点，更清晰的阐述了对方法四和方法五的运用，如何排除干扰，避免混乱，找到适合自己的环境和与人的来往的方式。

下图就是我最想表达的专注的境界，这也是进入专注的最初阶段，这个阶段可以把自己与大环境分离开，达到个人的专注。那最理想的状态自然是全民专注，如果每个人都能理解干扰的影响，尊重彼此的番茄文化，获取有效资源来达成专注，就工作而言，我想这会是多高效的团队，成就多卓越的公司。

温馨提示：两个tips

最后是一则温馨提示，在刻意练习后会发现有两个tips，值得大家尤其注意。这是我个人在刻意练习中发现的可能的弊端。

其一：脆弱的抗干扰力，习惯了安静的环境，不被外部干扰的设置，在正常的环境下，有可能会造成抗干扰力脆弱，比如一点点声响就没办法忍受，干扰正常工作。所以不能一味的呆在“小黑屋”里面，即使在里面有多高效，处理完重要的事情，其他事情要在常规的环境下完成。

其二：避免失控，专注时务必要有节奏和时间规划，可以避免失控。不然就会专注到沉迷，我曾出现过这种状况，番茄钟过程中进入巅峰状态会比较慢，一般要第三个番茄钟才能进入，而一旦进入了，就维持的时间较长，虽然这是好事，某种程度上会造成失控。

这两点是普遍的可能出现的问题，在你的练习中，或许会出现不同的状况，需要认真的总结和感受。

常规性的列出思维导图，用来参考。基于我的学习和个人经历总结这思维和方法，希望能带来一些思路，试用于你自身的，在WHY，WHAT，HOW一个循环下来，找出自己的优势和注意点。周而复始，再一个或几个循环，更明确理念（WHY）更清晰方向（WHAT）找到更为自己所用的方法（HOW）再次刻意练习下，相信会越来越精进，越来越专注。

随着世界的变化越来越快，在不其然间，知识时代的来临，渐渐的对学历的要求高了；随后信息如雪花般漫天满地都是，开始对获取知识的速度有了要求；而如今去鉴别为我所用的知识成了重中之重；那将来呢，我相信知识深度的构建将是重要趋势，如此我们能看到的迹象，一些需要时间积累的理念和方法应运而生，有人叫它“笨功夫”比如刻意练习，匠人精神，取代了之前的诸如快速阅读，或如何做有魅力的领导者。这些踏实的，寻求深入根基的理念越来越多。我想说，或许是我生长在这个时代，或许我内心期待成长，又或许我就是这样一个踏实的人，渴望在点滴中积累，思考，期望达到升华。欣喜于这成长的过程，也不由自主的想要分享其中的成果。很荣幸的介绍给我带来无限滋养的这本书《最重要的事只有一件》不快的阅读速度，看看停停的思考， 建立思维方式，会推翻，重新建立，带来很多惊喜，甚至到操作的过程中，找寻适合自己的方式，调整后发现了又深入了，带来今天的呈现。

最后送上一句金句：“不把自己推向悬崖，怎知自己长着翅膀。”在追求梦想的路上，不可能是一帆风顺的，可能坎坷，可能沟渠，山峰，让我们兵来将挡，水来土掩。即使遇到悬崖，也能怀有一颗勇敢的心，奔跑，跳跃，飞翔......