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专注最重要的事——时间管理专注系统

2018-11-25  本文已影响122人  阳光小小AHA

“专注最重要的事”是前几天我在一次演讲秀中讨论的话题,同时想通过文字的方式,分享其中的观点和方法。对我来说,写文要比演讲轻松了很多,也希望得到有共鸣读友的反馈,毕竟这没有现场感那么直接。本文会按着演讲的顺序一一呈现(附有配图)

关于这个时间管理的话题,我想用俄罗斯的一句谚语来引出,“若同时追两只兔子,你一只也抓不到“,看着这两排脚印,由开始接近,到后来的渐行渐远。试想一下如果把人生比喻成抓兔子,那在最开始的时候,就要清楚你想要的是什么样的兔子,会让你幸福,有成就感。这样才能盯牢这一只兔子,在追逐的过程中,学会给自己增加技能,比如如何提速和学习捕兔子的方法。

先说一下为什么要提出这个话题,这是我自身的深刻体验所发现的问题,今年随着工作性质的变化,项目面临的考验,团队配合和对生活的平衡,所遭遇到的现实状况,让我不得不去思考一些解决方法,把之前的读过的书,理念,方法回顾成形,尝试操作,找到的行之有效的方法。

你曾经经历过这样的情境吗,或者正在经历着以下几点:

可以对号入座,带着这样的问题,加入进一步的探讨。当你看清了问题的本质,会发现其中的关键点,思路更清晰,做事更集中,未来也更加明确了。

全文主要从三个方面来讨论:

— WHY,为什么要做最重要的事

— WHAT,什么才是最重要的事

— HOW,如何才能专注做事

WHY:为什么要做最终重要的事

第一方面WHY,对理念的认知上,主要是澄清三大误区。曾经根深蒂固接受的理念,其实有些是不尽如此的。从根基上深入的理解,可能激发更明确的方向和下一步行动。

第一个误区,每件事都很重要。这是在我们的工作中和生活中常出现的,把一天或者一周的事情都列成清单,一件一件的完成,完成一件就勾掉一件,这也是时间管理的清单系统中,初步的处理代办清单的形式。一如现实社会不存在平等一样,处理事情亦是没有平等可言的。认识到这一点,才会有正确的选择。

在你的生活中有没有发生过这样的事情,一天即使有100件的代办清单要做,心里心心念念的只有那么一两件。即使完成了前面的98或99件,仍然没有多少成就感。而有时100件事中,只做了其中的一件,就会觉得心神安了,人也轻松,感觉像大多数的事情都完成了。我举的这两类案例,相信很多人都有过此类感受,那是因为在代办清单中,要明确轻重缓急的。首先理清思路,明白自己想要抓什么样的兔子,分清楚最重要的事,才能更聚焦于最重要的事情上。每件事都很重要是个谎言,高精力的时候把最重要的事情解决掉,让自己的心豁然开朗,然后就会发现,剩下的99件不那么重要去做了,或者根本就没有必要去做了。

反言之,如果运用人脑的自然选择机制,会先做最简单的事情,忽略重要与否。长此以往,想要达成的事就会无止境的拖延,因为太多事的分心,它们干扰我们的思想,误导我们的行为,最后喧宾夺主。回到前面的问题,是不是有些可以找到原因了。

说到这个话题,必然要提到的是“帕累托法则”也就是常说的二八法则。在日常生活中,确实存在很多的正态分布,然而对于成功和财富来说,分配却是不公的,小因成大果的事屡见不鲜。适当的付出,有选择的付出,才会获得对自己有效的回报。比如工作中最重要的一个项目,有些客户比其他的要重要,人际中对我们影响更大的人。这种不平均分配处处可见,这在我们每天的经历和决定中,一次次操作和产生结果。以终为始的,一贯落实的操作,就会在日积月累中优势逐渐累加,产生难以衡量的复利效应。就如同将大小几乎相同的鱼苗投入池塘中,最后收获的不会是平均大小的鱼群。其中就会有可能体型稍大一些的,有力一点的,具有更大的推动力,或者是嘴较大一些的鱼苗,这就是他们小小的优势,而这优势产生的累加,最终导致鱼群大小的二八分布。所有有时虽然看似很小的优势,不要忽略,埋没它,如果这是你想要发展的,就专注于这件事,终归会有所收益。

第二个误区:可以同时处理几件事情。在做演讲PPT时,我找到了下面的这个场景,你有没有过类似的经历:早上快要迟到了,匆忙的做早饭,想着汽车加油了没有,上班穿什么,担心投资理财的不顺利,猫把桌上的牛奶打翻了,电脑里邮件来了,怀里的孩子哭了。这种同时处理几件事的经历,总是事与愿违的,并没有得到很好的回报。会发现同时做几件事,就是同时搞砸几件事。

在生活中如此,在工作中也是同样重要。我们的大脑中每天会有几千次的灵光乍现,先不说要实现与否,就是从原来的想法到新想法的切换就要14秒钟,在事务之间游走只是变相的浪费时间。在我看到这样的调查结果时,几乎是震惊的“每天平均有28%的时间浪费在干扰和事件转换上”,这就是说当你专注于一件事,然后被干扰,比如是同事来问你另一件事情,你把心思抽离原来的事情,去解决新的事情,完成之后再回到原来的事情,而这被干扰抽离原来的事情,和回到这件事情重新投入的时间,就占一天的28%,也就是工作日八个小时中的两个小时。或者更糟糕的事情是,有些人无法深刻认识自己应该专注于的事情,就彻底的进入到了新事务的进程中了,彻底忘记了之前在做的事情。

就基于干扰来说,不管是内部干扰还是外部干扰,可以有各种优化的方案。如果处理得当,可以专注做事,避免干扰,那么就会避免做加班狗,或者让一天的工作生活更从容。

第三个误区:有志者是竟成是个谎言。可能有些人会很奇怪这个误区,有志者事竟成不是个古语吗?是的,人在周遭复杂的环境中生存,可能会面临很多的选择,这也就决定了你的“志”运用在哪里。举个例子,一个要减肥的人面临的两种情境,第一种是,早上睡到自然醒,简单打扫一下房间,出门shopping,下午茶。相比于第二种,早上很忙碌的出门上班,就如同上一个误区图中抱孩子的妈妈,忙碌的一天,晚上加班狗,又饿又累又冷,很想大吃一顿。这两种情境,哪种愿意减肥“吃草”的意愿会更强一些,或者说哪种更容易动用意志力达成。我想都会同意是前者,得出来的结论就是意志力是一种稀缺资源,不是什么时候想用就会有的。

斯坦福大学的研究证明也是如此,将165名学生分为两组,让他们任选两位或者七位的数字进行记忆,实验过程中会向学生发放零食,巧克力蛋糕(高热量甜食)和水果沙拉(健康食品)任其选择。结果背诵七位数字的学生选巧克力蛋糕的概率比水果沙拉高出一倍。试想一下,这个实验的测试难度并不高,为什么会有这么显著的趋势,这种在认知的工作量稍稍的提高,会诱发不谨慎的选择。可见意志力虽然可以产生巨大的内在动力和能量,却是很难持久的维持的。既然了解了意志力的特性,就会更清晰对于它的运用和补充。一定要把意志力用在最重要的事情上,你最想达成的事情上。

WHAT:什么是最重要的事

基于以上的三个误区,希望大家能够感悟到“少即是多”这个的理念。避免注意力被分散,就要特别留意“把所有鸡蛋都放在同一个篮子里”然后看好这个篮子,提了太多篮子的人往往会顾此失彼。那下一步思考要选择哪一个篮子,也就是清楚人生的愿景。从时间管理的概念,是要建立高空系统,自上而下的逐步分解和落实目标。高空系统的建立取决于你的三观,人生宗旨,就是想要成为什么样的人,如果这些你都明确的话,可以参考David·Alan的GTD思想从五万米高空,逐一的5个层次到一万米高空,分配到眼下要做的事情。意思就是说目前要做的事,都是为了达成你的人生宗旨和梦想。

也许有些人很难立刻就找到自己的高空系统,那也没有关系,可以先列出可以想到的要做的最远的事情,比如今年的梦想,三个月要完成的项目都可以,把它记录在你经常看到的地方,大字贴在家里的墙上,手机屏保上,或者笔记本的扉页,如果有每日写日记的习惯就更好了,记录为这个梦想做了什么,进度如何,是否能如期完成等等。这种频繁的跟进和反馈可以更激发斗志,增强内动力。在逐步的操作和衡量的同时,深入思考更远的梦想。

每个人的高空系统可能不尽相同,然而要衡量一个人一生是否有价值,最显著的途径就是自己是否一生无悔。《弥留之际最后悔5件事》这本书中,在对临终老人的询问中,他们的遗憾大多数“应该要自己更快乐”“应该和朋友多保持联系”“希望更有勇气表达自己的想法”,也有“真不应该那么辛苦的工作”,会发现这些遗憾和后悔没有一条跟金钱有关,多属于生活的快乐,亲密关系和享受生活。在你制定自己的一生最重要的事时,问问自己的内心真正最想要的,最在乎的是什么,不要给自己遗憾和后悔。

同时想送给大家一句话“你的日子如何,力量也比如何”,这句圣经里的话,让我在过去两年的感悟很深,也在这句话的洗礼中成长。不要的轻易的觉得自己懂了,细细的去体味,也许有一天你会惊讶的发现,原来以为自己懂了,其实没懂的时候,才是深入的感悟和体会了。

HOW,怎么才能专注做事?

如果清晰了前两点,那就直接上干货了,具体要如何操作,提供了五种方法作为参考。这里谨记的是,方法是有效可行的落地渠道,但是它有效与否,不仅在操作层面,更重要的是理念的认知,是否真正的信服和认可,才是操作的内动力。相信我,对此深信不疑所的达成结果肯定会更好一些。

方法一:三步骤预留时间

既然是步骤就会有先后次序之分,第一步留出空闲时间,以一年的时段为例,这步是一年开始的最初制定,不要因为这一年内还不确定的事情而犹疑不决,不确定什么时候有空,什么时候有兴致给自己放个假或者游玩,即使如此,才更要给自己的留出空闲。不要妄想没有前期规划和刻意安排,大块的空白时间就会的哪个阶段不定期的出现了。先有空闲时间的身心滋养,才是第二步骤的重要力量。这就是对“你的日子如何,力量也必如何”的一个考量操作。

第二步骤是留出优先事务时间,这点通过上文的介绍,应该不难理解。

第三步骤是留出做计划的时间,这是很重要的一步,对一年,甚至是每一天,每天只用十几分钟,跟进昨日的经历和进度,制定当日的重点,使一天的内容有的放矢。

结合三个步骤来操作,在正确的时间做正确的事情,在每日的累加中,会看到复利带来的效应。

方法二:找出你的高效时段

首先大家要认可一件事:每个人的高效时段是不一样的。那么找出你自己的高效时段就尤为重要。先来分享一下我个人的高效时段,见下图(一日精力和高效力分布)柱形图是精力变化,曲线代表高效力变化。可以看出我有两个高效时段,早上6-10点,和下午的3-6点一共7个小时,目前我还算满意的时长。它跟精力变化的关系也一目了然,当出现高精力的时候,就会有高效力的时段的出现。这就验证了“高精力的时候吃青蛙”的时间管理理念(青蛙是指重要紧急事件)。充分利用高效时段,安排重要的事情。

如何找到高效时段是一段刻意练习的过程,我的建议是在每天的日记中开出一块“高效时段”的记录和总结,只要如实记录就会很容易发现高效时段,当然记录的时间越长,找到的时段越精准。这只是初始阶段,在针对专注力练习后,随时开启一个番茄钟,都会得到不错的收获,当然这是后期的感知。

方法三:Say No

引用乔帮主的一句话“专注意味着对其他几百个好点子说不”,告诉我们要在成就梦想的路上,避免无数的诱惑。在我们身边不只有可控的可以判断的“坏点子”那些我们可以快速排除,不被干扰。然而“好点子”却总是不其然的出现,前面说过的每天有上千个灵光乍现。要做的就是看看你墙上的大字,手机屏保或者笔记本的扉页,然后问自己,做这件事和梦想有关系吗,能为梦想带来什么。

那么如何Say No呢, 有些人会不好意思或者不知道如何说,举些普遍的例子

—不好意思,我没有时间。这就算是很常规的回答,放之四海而皆准的一条

—我认为我不是帮你解决难题的最佳人选,你可以找......我个人觉得这是个很好的方式,如果自己没办法解决可以推荐别人,一方面不会不好意思拒绝,也可以帮助别人,另一方面让你的朋友之间互相熟识,也是有效的人际关系网建立。除此之外,我也曾是求助者,即使没有得到具体帮助,但是有了推荐的其他人,也会很有受益。

—一会儿回复你。对于这个回复有两种情境,第一可以是一种托词,因为个人原因并不想答应你,又不好说出口,就晚些回复,对方也会去找其他资源。第二个是对某一类人群的,他们对求助无法拒绝,尤其是面对面的,诚恳的求助者。我身边有这样的朋友,他们会不自然的点头同意“好的”,然后辗转反侧好几天,感觉有违自己的原则,或者有更重要的事情,想要再次拒绝又不知道如何说。这一类朋友如果一旦了解自己的特性,就可以用这个方法,给自己点时间去考虑,一次性答复。这里建议,尽量缩短考虑如何回复的时间,毕竟是别人的事情,不要占用自己太多的时间。

—现在有些不方便,要不找另一个时间吧?这是典型的对待干扰的答复,或许你现在专注于更重要的事情上,不想被打扰,之前说的28%的干扰时间,可以再约时间讨论,不急于一时的回复“行”或“不行”

—我宁愿现在拒绝也不希望有负于你。这是对自己能力范围之外的事情的回复,也有负责任的态度。

—我很乐意,但是......是情商高的一种表现,拒绝的让对方舒服一些,但是不要太生硬的运用,会起反效果。

—不行。这是最直接的方式,也是我个人提倡和常用的一种方式。干净利落的回答对方,可以加一句的原因,从影响力的角度,不管是什么原因,都更容易让人接受。

综上,列出了几种方式,可以找适合自己的善加利用,除此不要在用更多的时间在这方面,还有对你更重要的事。

上面说了如何面对普遍现象Say No,那面对老板要如何运用呢,老板是每个员工的“衣食父母”。这种特殊性,必须要特殊对待。我列出了四种方式,这里不展开说明,如果有兴趣于哪一点,欢迎留言或私信。这里尤其要明确的一点,不管哪种Say No都是为了更专注于重要的事,不是为了推诿和偷懒,不要有违于自己的初衷。

方法四:学会忍受混乱

专注和混乱往往是同时存在的,专注于一件事情就必然注定其他事情的混乱,而且越专注就会越混乱。就如同想要专注于手边的图稿,就要忍受没有整理的桌面;关注回复老板的邮件,就要忍受其他成堆邮件的未读放置;想要专注哄孩子睡觉,就要忍受还未收拾的孩子玩过的玩具。不提倡同时做事,专注最重要的事情,同时就要尽可能忽视其他微不足道的“混乱”。听过一个很有意思的案例,一个人安排晚上完成一个紧急的文案,晚上丰富晚饭为了补充充分的体力,然后发现家里很乱,早上读的书摊在桌上,孩子的东西乱放,洗的衣服还没有收,就先都整理收拾了。接着洗澡放松,涂好精油,点好香薰,一杯香茶,然后会怎样......混混欲睡,结果开好的电脑里只有一个空白的文档。这就是无法忍受混乱的一个案例,它会干扰你的专注,分散注意力。我习惯性的把正在运用的专注力比喻成一个吹满气的气球,而混乱就如同一根针或一根刺,轻轻对着气球戳一下,气球慢慢的漏气,就是专注力在流逝,如果不收敛心神,专注力注定最终会被殆尽,做的事情被“混乱”所取代。

可能有些人会说有些混乱一次两次可以忍受,但是经常如此就无法忍受了。如果是这种情况,首先要先检讨自己的时间安排和计划,是不是安排的太满了,每天需要恰当的留白,以备不时之需或者解决出现的混乱,不可能一天满满的专注,上文提到人的意志力是有限的,如果运用太多专注力,只会让工作和学习失去节奏,会有提前退休的风险。当然一个阶段的忙碌和对专注力的高需求要另当别论了。其次,如果确实是不想做的“混乱”不是自己关注的事情,可以选择委托,找更专业的人全权处理,从而让自己毫无后顾之忧。

方法五:远离逆境

这里的逆境是基于人和地点两个方面,比如负能量喋喋不休的朋友,吵杂的办公室。在用意志力高效专注做事时,这些人和地点的环境就成为了你的“逆境”。所以正能量的人群,和让人不受干扰,安定的环境是基础。下面综合举例会做结合。

基于以上五种方法,已经预留好时间,刚好当下是高效时段,拒绝了一切外在干扰Say No,然后呢...如何为自己找到专注的最佳境界。

首先要找到一个抗干扰的地点,工作环境最好的是找到一个房间,在里面把门关起来,我在办公室就如此,会称这个房间为“小黑屋”,当我需要高专注一件事时,就会在“小黑屋”处理。学习也是如此,可以找安静的场所,或去图书馆,如果做家务,也可以开启一个番茄钟,干净利索的完成。在我看来这个抗干扰的地点是尤为重要的。

其次,足够的食物和水,主要是为了不给自己分心的理由和机会,小休时,可能会因为找水和食物,你离开抗干扰的地点,从而造成自己分心,或者引来外部的干扰。

第三,排除隐形的不定时干扰,这些指的是手机,网络的干扰,要关掉手机的微信提醒,静音,断电脑网络,等等。

第四,设置截止时间deadline,这是常规做法,只要跟随番茄钟的流程走就可以了,提前设置每个番茄钟要完成的内容。

第五,相关人员有交代,就是要跟老板,同事和团队,提前交代,会在一个时点出来统一处理和跟进。

综上几点,更清晰的阐述了对方法四和方法五的运用,如何排除干扰,避免混乱,找到适合自己的环境和与人的来往的方式。

下图就是我最想表达的专注的境界,这也是进入专注的最初阶段,这个阶段可以把自己与大环境分离开,达到个人的专注。那最理想的状态自然是全民专注,如果每个人都能理解干扰的影响,尊重彼此的番茄文化,获取有效资源来达成专注,就工作而言,我想这会是多高效的团队,成就多卓越的公司。

温馨提示:两个tips

最后是一则温馨提示,在刻意练习后会发现有两个tips,值得大家尤其注意。这是我个人在刻意练习中发现的可能的弊端。

其一:脆弱的抗干扰力,习惯了安静的环境,不被外部干扰的设置,在正常的环境下,有可能会造成抗干扰力脆弱,比如一点点声响就没办法忍受,干扰正常工作。所以不能一味的呆在“小黑屋”里面,即使在里面有多高效,处理完重要的事情,其他事情要在常规的环境下完成。

其二:避免失控,专注时务必要有节奏和时间规划,可以避免失控。不然就会专注到沉迷,我曾出现过这种状况,番茄钟过程中进入巅峰状态会比较慢,一般要第三个番茄钟才能进入,而一旦进入了,就维持的时间较长,虽然这是好事,某种程度上会造成失控。

这两点是普遍的可能出现的问题,在你的练习中,或许会出现不同的状况,需要认真的总结和感受。

常规性的列出思维导图,用来参考。基于我的学习和个人经历总结这思维和方法,希望能带来一些思路,试用于你自身的,在WHY,WHAT,HOW一个循环下来,找出自己的优势和注意点。周而复始,再一个或几个循环,更明确理念(WHY)更清晰方向(WHAT)找到更为自己所用的方法(HOW)再次刻意练习下,相信会越来越精进,越来越专注。

随着世界的变化越来越快,在不其然间,知识时代的来临,渐渐的对学历的要求高了;随后信息如雪花般漫天满地都是,开始对获取知识的速度有了要求;而如今去鉴别为我所用的知识成了重中之重;那将来呢,我相信知识深度的构建将是重要趋势,如此我们能看到的迹象,一些需要时间积累的理念和方法应运而生,有人叫它“笨功夫”比如刻意练习,匠人精神,取代了之前的诸如快速阅读,或如何做有魅力的领导者。这些踏实的,寻求深入根基的理念越来越多。我想说,或许是我生长在这个时代,或许我内心期待成长,又或许我就是这样一个踏实的人,渴望在点滴中积累,思考,期望达到升华。欣喜于这成长的过程,也不由自主的想要分享其中的成果。很荣幸的介绍给我带来无限滋养的这本书《最重要的事只有一件》不快的阅读速度,看看停停的思考, 建立思维方式,会推翻,重新建立,带来很多惊喜,甚至到操作的过程中,找寻适合自己的方式,调整后发现了又深入了,带来今天的呈现。

最后送上一句金句:“不把自己推向悬崖,怎知自己长着翅膀。”在追求梦想的路上,不可能是一帆风顺的,可能坎坷,可能沟渠,山峰,让我们兵来将挡,水来土掩。即使遇到悬崖,也能怀有一颗勇敢的心,奔跑,跳跃,飞翔......

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