读书100Day5~沟通圣经之书面沟通

书面沟通与口头沟通一样重要，接下来我们来聊聊书面沟通。

001、配合电话或会议

在打电话前或者电话后，最好以书面形式把信息邮寄给对方，比如图解、价目表、地图等。书面内容仍应遵守有效沟通的6C原则：清晰、积极、简洁、正确、礼貌和完整。

002、商务书信的整体思路

商务书信按照对方预期反应可分为：有利的、中性的、不利的、待说服的。

a.有利反应的：主题+说明或细节+总结；

b.中性反应的：主题+说明或细节+总结；

c.不利反应的：陈述引出原因+分析说明原因+主动建议+采取行动；

d.待说服的：客观陈述+分析事实+主动建议+采取行动。

003、商务书信的版面

a.信纸：信头的设计、版面的安排，取决于纸的大小。一封短信用单倍行距打在A5信纸上，比用双倍行距打在A4信纸上要好看。

b.信头：横跨整张信纸宽度，上下高约5~8CM，或安排在右上角。

c.结尾：称呼与结尾致辞取决于写信双方的熟稔程度。

d.边缘：书信的整体外观很重要。一般左右两边预留2.5CM，较为美观。

e.行距：几乎所有商务书信都采用单倍行距，段落间为两倍行距。但短信要使用双倍行距，边缘也加宽。另收件人和寄件人地址，永远用单倍行距。

f.连接页：无需信头，但应注明收件人姓名、页数和写信日期。

004、备忘录

内部使用的信件，可以是电子邮件、打印或手写均可。信息越简短越好，注明To（收件人）、From（发件人）、Date（日期）和主要内容。

005、传真

本身信息按照信件、备忘录原则撰写即可。但如果是敏感或者机密信息，则不适合使用传真传达。

006、短信

想好需要沟通的内容，明确你的沟通目的，用对方舒服的方式进行沟通。

书面沟通的形式多种多样。总之，我们始终要遵循最基本的原则：原因？内容？对象？方式？地点？时间？