01 序

有时候，需要写一封重要邮件，于是乎便整个网上寻找写邮件的注意事项，生怕因为一封邮件就给了对方糟糕的印象。

但是，网上关于写邮件的注意事项，大多零零散散，每次都要查半天，才能找到中肯的建议。

写邮件有必要这样认真吗？非常有必要！

古人写信，常说 “见字如见人”。

现代社会步入了信息时代，我们都开始写电子邮件，但是，见字见人的定律依旧存在，只是它换了一种形式——

你的邮件礼仪，就反映了你的自我修养，甚至可以说决定了你的形象。

所以，学会写好一封电子邮件，是十分必要且必须的事情。

那么，该怎么写呢？

与其每次写邮件都花大把时间把互联网翻个底朝天，何不做一件一劳永逸的事情，把『写电子邮件的所有注意事项』整理到一篇文章中呢？

今得一空，于是决定开始这项计划。

如何写，怎么发，以及常用的附加功能等等，关于写电子邮件能想到的能找到的注意事项，都在这篇文章中了。

持续更新，欢迎交流。

首发于『简书 - 这个飞宏不太冷』，如需转载，请注明出处与作者。

02 发件人

别人收到一封邮件，首先看到的是这封邮件的发件人与标题。

想象一下，你突然收到一封 “逝去的风儿” 发来的名为 “新建演示文稿1” 的邮件，你会怎么想？

当然，朋友之间的随意往来自然无碍，但如果这是给老板或者商业伙伴的邮件，那就最好自求多福了。

正确的发件人姓名应该是什么样的呢？

这需要视情况而定。

比如，我是给简书粉丝发邮件，那么我的发件人姓名最好就设置为 “ 简书 - 这个飞宏不太冷 ” ；如果是给商业合作伙伴发邮件，那么最好设置为 “ 公司名（+职位）+姓名 ” 的格式。

以上情况适用于初次邮件往来时的发件人姓名设置。

如果是相对熟悉的联系人，那么一般情况下直接用真名就好。

例如，在给我的导师发邮件时，直接用真名，或者 “ 飞宏 ” 就好。

03 邮件标题

说完了发件人姓名，接下来就是邮件标题了。

邮件标题好坏的判断标准，即是否用一句话总结了该邮件的核心内容。

比如，“ 2019.x.x - 第x周xx课题组工作进度汇总表 ”、“ 请查收：xx公司xx产品的性能参数表与报价 ”

这样的标题，就是一个合适的标题。

相反，如果是 “ 你好 ”、“ 附件下载 ”，或者只是 “ 工作进度表 ”、“ 参数表和报价 ”，就显得不那么好了。

让别人从标题中，一眼就读出来邮件的主题，这才是邮件标题的作用。

04 称呼，正文和署名

一封邮件的内容，可以划分为三个部分：称呼、正文和署名。

最开始的称呼该怎样写？

视情况而定。这取决于我们的收信人是谁。

不要气馁，虽然每一个收信人都不相同，但我们也有一些基本的准则可以遵守。

几条黄金守则：

• 基本格式：开头顶格书写，称呼之后打一逗号，换行
• 不知道对方姓名、性别、职务等信息的情况下，直接用 “您好，” 开头
• 有职务，应按职务尊称对方，“x教授您好，”，“x经理您好，”
• 无职务，通常称呼 “x女士您好，”，“x先生您好，”
• 给多个收件人写信，开头用 “大家好，” 或者 “各位负责人好，”
• 初次写邮件，在称呼之前，可以加上 “尊敬的” 等形容词

05 正文，正文格式

邮件正文也有一些可以参考的黄金守则：

• 逻辑要清晰。正文要分段，每一段只讲一件事情。
• 行文要简洁。用短句不要用长句，用10个字能讲清楚的，不用11个字来说。
• 结尾要礼貌。常见的结尾有，“祝好，”、“顺颂时祺”、“春安/夏安/秋安/冬安” 等

邮件的格式，是指邮件内容的字体、字体大小等内容。

基本的要求：字体一致、排版看起来舒服。

几条小建议：

• 整封邮件使用同一种常见字体
• 称呼、正文、署名之间，都用一空行与正文隔开
• 段落与段落之间用一个空行隔开
• 字体大小适当，给长辈发信可以适当加大字体
• 重要词句可加粗
• 不要使用信纸背景

06 署名/结尾

如果是给长辈或者上级的邮件，结尾的祝福语到底该选用哪个呢？
这个问题再知乎上有讨论，请移步：给长辈、老师的电子邮件怎么结尾才合适？

至于署名，一般情况下用真名就好，或者与发件人姓名相同即可。

07 发送、抄送和密送

发送：这封邮件的直接收件人

抄送（Carbon Copy，CC）：“抄” 就是复制一份一模一样的邮件，“送” 就是发送给收件人。抄送就是发送邮件给直接收件人时，同时发送一份给抄送收件人。

密送（Blind Carbon Copy，BCC）：同样地拆开来理解，“密” 就是邮件发送给直接收件人时，还会发送一份给密送收件人，同时，直接收件人是看不到这封邮件被发送给了其他人的。注意，抄送情况下，直接收件人能够看到该邮件的抄送收件人。

关于抄送和密送的使用场景，引用知乎@Evan的回答：

【cc】职场中惯用的邮件抄送是用来告诉上级或者团队，便于其他人对事情进度的知情，也是对自己工作进度的一种反馈。
【bcc】密送这个很微妙，我自己没用过，但是之前共事过的一个微软出身的PM,他教我在对方不配合工作的情况下，每一封邮件都是证据，密送是要上面知道下面的人中有消极不合作的态度，又让他以为自己的行为不被别人察觉到。之后就都明白了；）

08 群发邮件

群发邮件，就是将一封邮件同时发给多个人。

需要注意，当需要回复一封别人群发来的邮件时，要检查收件人中是否包含了群发列表中的其他联系人。

有些时候直接回复收到的群发邮件，会将自己的回复邮件，按照群发列表，再一次群发出去——而我们只是想回复那个发件人而已。这种情况要尽量避免。

09 养成良好的回信习惯

收到邮件应该尽快回复，这其中也体现了自己的能力、效率以及对他的重视程度。