最近工作中的一件事

最近工作上发生了件事让我开始思考上下级之间的沟通问题。
前两天下午三点多的时候我被领导拉进一个的临时项目，项目的目的是对公司进行人员优化，而我要做的是要给出职能性部门基层员工人员优化的合理人数及具体优化的人员名单。开始我并不知道我的任务是什么，也不知道要输出的最终结果是什么。领导让我对比今年和去年同期的人员情况，由于组织架构有变动，岗位名称也有变动，我并不知道一一对应的情况。领导说等会会叫来个部门的hrbp来协助。
快四点的时候各部门的hrbp来了，我们找了个小会议室，各bp开始整理数据，然后回发给我做汇总，我以为这样就算完成任务了。领导来看来一圈说这还不够，要把职能部门的工作量、重点考核指标及近三个月的考核数据弄出来。由于项目比较敏感领导没有明确和我说明，我也不知道是要干嘛。所以期间bp问我的问题我也不知道怎么处理合适，只能反复请示领导。
下班时没有人完成，大部分人要与部门领导沟通离开了会议室。还有些部门由于考核指标还没建立，也没有考核数据，绩效考评都凭领导感觉，直接说提供不了这个数据。领导急着要这个东西，要当天必须出来，让我们盯着bp加班做。bp认为是支持我们工作，也知道这样做目的是什么，部门负责人忙没有回复，他们也给不出来就直接就下班。个别bp被我们拉着加班。
领导也和我们一起加班，弄到半夜一点。最后才知道要部门近三个月人员的绩效考核排名就可以了，排后面的就是要优化的人员。至于工作量和考核指标的数据根本没用上。那些没有绩效考核的部门最后也是部门老大拍的人员清单。
这个项目做了三天多，过程痛苦。完了之后反思过程为什么会这么痛苦。主要原因有几点：
一沟通不彻底。领导在项目开始前没有说清楚项目目的，而是说项目需要保密。我在项目进行过程中也没有主动问清楚。
二不思考。在执行过程中领导一个指令我一个动作，其实没有做更多的思考。如果深究一下开始是能想清楚领导要什么的。
三角色定位有问题。各部门人员优化应该是bp的工作。而我们作为财务部门应该去推动人事部门做这样的事情而不是一开始不和他们讲清楚只是一个个具体的动作指导对方做。反而让bp感觉是他们在协助我们工作，有时会有更多的不配合和负面情绪。
结束后我想怎样能让这个事情更高效。一是要一开始就和bp说明情况，这么做的原因等，避免目标不一致。二是在开始行动前花更多时间规划，明确目的，磨刀不误砍柴工。