报销软件如何选择？

作者：周军赞

链接：https://zhuanlan.zhihu.com/p/23109989

来源：知乎

著作权归作者所有。商业转载请联系作者获得授权，非商业转载请注明出处。

随着云计算的发展，现在企业级管理软件在选择上有非常多的选择，这对企业来说是件好事情，但是在实际选型上会遇到很多困难，各家都会说自己的软件好，但是实际用起来却只能买了单之后才知道。报销软件该如何选择呢？

了解自己的需求

并不是最好的系统就是最适合你的，只有最适合你的系统才是最好的。因此，在选择费用报销系统时，还是需要了解清楚自己的需求。一般企业随着规模的发展，对系统的要求也会发展，在选择系统时，还是稍微要有一些预见性，好在现在的SaaS产品基本上都是按需付费，所以用户也不用担心买了一个太贵的大家伙有很多功能用不上但却很贵。

能买的不自己开发

正所谓专业的人做专业的事。使用最新的办法解决问题一定是未来的方向，长期而言也是成本最低的。因此，不推荐企业自己开发，因为自己开发会面临几个问题：后期运维升级困难、运维成本高、对于高端的大数据功能研发门槛高。自己开发的好处当然是有的，内部开发的产品推广落地时一般容易一些，研发与业务的沟通能够比较充分。

能租的不买

传统的报销，一般还是套装软件。例如财务系统中的报销模块，OA中的报销模块。这些报销软件存在的普遍问题就是厂家提供的是标准件，到落地时需要根据企业需求特点做一定的定制。软件的定制，不代表高端，而是厂家的无奈。因为定制对厂家的成本是非常高的，但凡能力强的厂家，都尽可能的把软件标准化来减少定制的程度。定制程度越低就代表厂家的能力越强。因此，要是你遇到一个厂家告诉你什么什么都可以定制，他是在给你画饼，因为一定签单进到定制阶段，客户就被动了，就会被厂家绑住了。厂家的服务质量也很难保证，这并不是厂家不想，而是软件行业人才流动性太强，很难保证一个人能够长期为同一个客户服务。人才流失带来的服务质量的降低也是业内常态。因此，选择套装软件，除非企业方非常强势也非常有把控力，不然很难得到无差别的高质量的可持续的服务。

套装软件已是昨是黄花

随着云计算的兴起，这已经不可阻挡。Oracle也正在全面云化，国内的用友和金蝶也在走向云。企业担心云有没有道理？有道理也没有道理。有道理是指确实很多厂商在做云计算产品的能力方面是有问题的，还有很多打着云计算的旗帜，干的还是老的活来忽悠消费者。把套装软件称为私有云的现象也是常事。没有道理是因为目前云计算技术在2008年之后越来越成熟，阿里云、亚马逊这种大型平台在IAAS技术上已经非常成熟，在系统安全和网络安全方面完全没必要担扰。云计算厂商在网络安全和系统安全方面的投入远远大于企业的投入，因此安全程度也远远高于企业的局域网。另外，有60%的安全事件是发生在企业内部的。企业的信息安全，很大程度在于安全的管理，对于云计算本身，目前技术上已经安全到可以信任。选择在局域网内部署套装报销软件，对于新业务的支持能力也是潜在的一个问题，很容易成为企业发展过程中被拖着走的拖油瓶，因为企业很难在这个专业方向上有非常好的前瞻性，提前解决业务发展过程中的潜在问题，只会当问题出现后才解决。

SaaS企业级管理软件是首选

当然，在选择时要擦亮眼。SaaS报销软件的模式在欧美国家已经是被证明可行的。美国的政府、高校都在使用SaaS报销平台，其中不乏著名的Concur, Certify, Expediture, Zoho, Expensify等等。Concur已经发展了二十来年，已经较为成熟，但是国内的SaaS报销起步的较晚，基本上是2014年Concur被SAP收购后才引起了国内的注意。SaaS报销平台这种新形态和传统套装软件（例如OA）不是一个量级的。SaaS形态为企业费用管理的能力打开了空间，但这对传统套装软件来说非常困难。例如，SaaS报销平台很容易对接大型的差旅消费平台，对厂家而言，这种对接成本平摊到每个客户几乎可以忽略不计，但是传统套装软件而言，每一个客户都需要独立实施，这种成本都会转嫁到客户身上。SaaS平台还能够为企业提供大数据分析的能力来提高企业费用的合规性，这也是传统套装软件很难做到的，或者说成本非常高。

综上所述，首选成熟的SaaS产品，除非有特别的原因。

怎么选：

1.首先要满足业务需求。这里包括财务的核算需求、业务管理需求和内控需求。这个要根据企业自身的情况，在选定几个备选产品后，一一了解，充分沟通。

2.是否需要更高的效率。企业报销业务规模不同，对效率的要求也不一样。规模越大，效率高的产品的价值所能产生的效益也越高。中小型企业的报销业务不复杂，可以追求能用就行，移动时代还可以关注便捷。中大型企业选择时，要开始关注效率和未来的业务发展了。大型企业，一定要深究效率，因为在费用报销中的任何一个细节上能节省的1秒钟，对大企业来说可能要放大10000倍以上。

3.能否节省成本。中小型企业费用开支少，可以不用太关注这一块。中大型企业可以通过分析自己的支出结构，在费用采购的成本节省方面进行一定的评估。大型企业因为支出大，成本的节省方面哪怕节约1%也能产生很大的价值。成本的节省往往需要管理功能的配合，因此，报销软件在费用政策的支持就显得非常重要。如果平台对接的第三方服务多，也能够为企业提供更多的选择。

4.内控与流程。大部分产品都是基于流程引擎的，一般对企业的流程支持不会有太大的问题。流程方面，主要考量能否支持一些比较另类的流程。比如一个人在多个部门兼职，有多条汇报线，一个员工可以报销到多个BU。内控方面，财务需要收集很多信息，这与员工的便捷性是矛盾的，系统是否能够支持不同的人员、部门采用不同的内控标准也很重要。对中小企业，内控要求低，可选的空间大，可以更强调便捷。对中大型企业，在选择时应当需要考虑未来内控管理的方向，选择尽可能灵活的产品能给自己未来的管理变动上留足空间。

5.管理成本。报销软件的管理主要是要对企业的人员、架构等信息进行维护。在选择一款产品时，应当选择尽可能方便的系统。对中小企业而言，系统容易上手、容易理解就可以了，这样上线成本低。对大企业来说，管理就会变得复杂，需要与内部信息系统连通，因此最好选择做成开放平台的产品，系统互联带来的不光是系统间管理成本的下降，也能够保证信息的统一性，减少不必要的误解引起的沟通成本。

6.大数据分析。目前国内SaaS报销产品都不具备这块的能力，也没有实质性的成果。如果有这方面的需求，建议直接与国外的成熟产品进行对接。

选择一款好用的报销软件是件非常麻烦的事，要是选的不好，极有可能导致上线不成功落不了地。报销涉及到员工的切身利益，也涉及到管理和财务，因此在选择报销软件时，还是要多看几家，货比三家。