企业在疯狂发展，行政要如何笑着活下去？

互联网时代，许多企业短时间内规模就扩大了数十倍。这种急速的变化令行政们面临着抓耳挠腮的困境。相较于过去而言，快速成长型企业里的行政，需要用更短的时间来有效地解决更多的问题。

为此，我们走访了一些快速成长型的企业，了解行政们正在面临的问题；并且向业界成熟的大公司取经，试图为处在困惑中的行政提供有用的解决之道。

下面让我们看看，快速成长型企业里行政们面临的问题，以及可以采用的良心建议！

办公面积不足怎么办？

企业规模扩大首当其冲的就是办公面积。假如行政没有事先准备、及早行动的话，可能会被HR招进来的新同学打得措手不及，人员增多带来的就是空置率减少的问题。一旦工位不够了，迫不得己挤在过道里办公的员工，想必上班的心情也不会太美丽。

建议：对于空置率这个问题，我们在前面《别让工位成为你的“定时炸弹”》一文里，曾经提过几点解决措施：

1、行政要有前瞻性，主动和HR及各业务线联系。提前了解公司未来3个月至半年的人员配置计划。必要时，可以找CEO了解公司未来规划，因为快速成长型企业里，很可能会出现CEO部署了新的战略措施，但底下业务线及HR还不知道的情况。

2、快速发展型的企业，要设定合理的“工位空置率危险值”，比如30%，一旦空置率低于30%时，那就要赶紧进行现址改造，将休息区等改造成办公区。在进行现址改造的同时可以同步进行扩租或换租，不要发生人来了却没地儿坐的尴尬局面。

2016年，今日头条处于迅速扩张期，新大楼在此时投入使用，完美解决员工办公问题

3、基础的工位设计上，就要为人员变化预备第二手方案。快速成长型的企业，不建议使用传统的一人一位式工位。最好采用灵活可拆卸的工位，既能在人员还少的时候实现一人一位，又能在人员增多时，实现两人或三人一位办公。

58集团的灵活机动工位：工位底下的钢柱是靠里设计的，方便员工放腿

4、用智能工位管理为行政减负。可以通过智能工位管理系统，让有限的办公室空间服务更多员工。比如高流动性或长时间出差的员工，多人共用一个工位。

5、除此之外，还可以通过众创空间来解决工位不够的问题。比如WeWork，它会将租赁来的工位装修了再出租给企业。除了创业公司，很多大公司也会在WeWork里面租一个私密性强的办公空间用于办公，有的一租就是几百个工位。

餐饮及零食问题怎样让员工满意？

餐饮一直是令行政们头疼的一个问题，又得保证吃得健康，又得合乎预算，好不容易餐都送齐了，员工们可能还会不满意。除了餐饮之外，零食也令人捉急，在人员增多的情况下，要符合公司上上下下全员的口味，可真不容易。

建议：

1、合适的配送供应商，可以解决N多烦恼。将餐饮、下午茶、节日里特殊食品的发放统统交给供应商来解决。现在的供应商不仅能够提供普通的三餐配给，还能让员工们从食物上感受到节日的气息。好的供应商，可以帮助行政解决很多难题。

2、人员扩张速度过快、预算充足的企业，可以直接在公司里开设食堂，将食堂外包出去。 近期，Airbnb因为增长快速，旧金山和波特兰的员工达到了2200位，需要在保持质量理念的同时，跟上公司扩张的脚步，于是将总部餐饮团队并到了食堂外包公司Bon Appétit。国内，京东、今日头条的大食堂也令人艳羡。外包食堂的好处是能给员工更多选择，提高行政服务质量，又能减轻行政在餐饮这块的选择负担。

绿植墙的后面是Airbnb的食堂

3、关于零食饮料问题，现在市面上有许多无人零食货架和无人便利店可以入驻办公区域，减少行政花在零食上的时间成本，节约预算。供应商除了能够提供普通的零食外，还能够通过开放式冰箱为员工提供优质水果。除了货架和冰柜，还有热柜，能让员工们在冬天里喝上一杯热气腾腾的饮品。

每日优鲜的无人货架

咖啡之翼自动饮料机

4、餐饮及零食问题，关系到员工们的身心健康，所以供应商的选择就显得尤其重要。行政们一定要提前核查供应商的资质，保证食品来源的正规、安全、健康。

员工激增，如何与员工更好沟通？

企业规模一扩大，员工数量增多，“众口难调”是行政服务最头疼的问题。难以满足所有人的需求，往往会收到各种令人不愉快的投诉：有的想要下午茶提供榴莲，有的却最讨厌榴莲……面对这些令人头疼的投诉，还是要叹上一口气，做行政太不容易。

建议：

1、加强行政队伍建设和管理。很多快速发展型企业，虽然公司规模扩大了，员工增多了，但行政队伍的建设却一直没有跟上来，导致行政自身分身乏术，服务质量下降。所以快速发展型企业，除了应对企业的变化外，行政内部也得跟上变化。加强建设管理，让行政深入到员工中去，在员工之前就发现问题，采取解决措施。

2、光靠行政自身发现问题远远不够，最好建立行政与员工之间的沟通渠道，让员工自己来反映问题。比如滴滴行政部的“小桔加油站”微信公众号，最近正在为滴滴的餐厅风格征集员工们的意见，平时也会让员工们针对会议室说出需求、充分吐槽，对于行政部举办的各种赛事活动，更是做到了实时播报，不仅塑造出了暖心的行政形象和企业文化，员工们也能更好地理解行政工作。

滴滴行政公号“小桔加油站”

作为行政，被投诉是在所难免的！解决问题的同时也要放松心情～另外，决策时应该以大部分员工的意见为主，并“有原则”地进行判断，千万不要为了一小部分“干扰项”而怀疑原本正确的决定。

行政部如何更高效地去工作？

一家公司刚开始创立，大部分行政工作都是靠纯人力、线下解决的，比如考勤统计，每个月都要辛辛苦苦人工核算，办公用品登记还得做繁杂的Excel表，不仅工作量大，效率还低下。人员一多，纯靠人力工作根本忙不过来，很多时候浪费了人力物力成本还达不到效果。提高效率，成了迫在眉睫的问题。那么，行政该如何去改变这种纯人力解决问题的低效局面呢？

建议：

1、要有智能办公的理念。初期可以利用一些智能单品辅助工作，比如最新的智能前台可以解决多人打卡难题，智能路由器可以解决传统路由器带机量太少的问题，同时支持几百台终端上网，还能避免因为人员增多网速变慢的尴尬境地。

2、及时引入自动化办公系统。系统可以通过购买，也可以请公司里的技术部门配合开发，像蚂蜂窝的行政们，就利用了技术部门开发出了一款适合蚂蜂窝的自动化系统。在系统上实现考勤、订会议室、领用办公物品等事情，既节约了时间，解放了行政，又能够登记明细。

人员增多，快递积压怎么应对？

每年，中国的快递有几百亿件，办公室白领是其中使用快递很大的一部分。网购的发达让快递收发纳入了行政的日常工作里。人员增多的情况下，快件积压，一来占用空间、影响了办公室秩序，二来也易丢件，影响员工个人体验。并且，由于收件量较大，前台无法处理的情况下，需要员工下楼拿快递，还会浪费时间和效率，影响正常工作。

建议：

1、设立快递柜。不仅能收件，还可以自主寄件。缺点是智能快递柜体积较大，办公区域要有能够容纳的面积空间，并且，柜位容量有限，只能装载40%左右的快递种类。

2、也可以直接在办公区域内开辟出一块收放快递的区域，按照快递名称：顺丰、圆通、中通等分门别类设立好收放位，派专人负责登记，方便员工及快递员收取件。

3、现在还有专业的运营商，可以在公司内部建立快递分拣站，为员工进行快递的收取、分拣和通知。

4、重要的网购节点，快递量增大，要采取相应的措施。比如滴滴今年双十一，就在滴滴大厦的邮局旁边，又开辟了新的空间来放置丰巢箱，实行了双人在岗，延长服务时间，以此来服务员工，防止快件爆仓。

快速成长型企业怎样设立制度管理？

作为行政，不仅要懂得服务，还得懂得管理。比如，100人以下的规模，行政工作侧重于服务，更偏“软”，但企业快速发展，规模扩大到100人以后，行政就必须思考“硬”的问题，让员工感受到服务的同时，又能自觉遵守规定，让公司更好运作。只有服务与管理两者平衡，才能保证办公室的正常运营及大部分员工的利益。

假如公司规模扩大了，却没有相应的制度来辅助行政工作，那么混乱的管理真的会让你分分钟想掀桌！

建议：

1、根据行政的工作体系梳理、设立制度，比如绿植制度、差旅制度等等。有了统一的制度标准，就可以避免因为行政人员的更换而造成工作标准迥异。在制度的设立上，快速发展型企业里的行政们，可以和成熟的大企业公司多多交流，借鉴改良别人的制度及规范，设立出符合自己公司的一套体系。

公司壮大了却发现企业文化跟不上？

行政工作应该要成为塑造企业文化重要的一环。很多创业公司，在野蛮生长的时期，行政的工作只是为了保证需求，确保办公室的正常运作。等到公司大起来，才开始逐步注重企业文化的问题。其实，公司开始第一天就要塑造企业文化，这样才能增强凝聚力，更好地将员工们拧成一股绳。企业文化问题，应该是贯穿始终的。

1、办公空间是最能体现企业文化的场所。Facebook在以色列办公室里放了一块公共的黑板墙，以通过“社交”来促进工作。

Facebook小黑板

2、做有温度的员工关怀。像前面提到的Airbnb的员工食堂，早期推出的菜单都是结合文化主题或者当下时事的。在业务遍布全球的情况下，它的食堂菜系也涵盖各地。 2017年开始，Airbnb食堂每日菜单都会与公司所在地的房源厨房照片相结合。非常暖心，也非常有Airbnb的企业气质。

韩国Airbnb的菜单上对应着当地的房源照片

最后

公司的快速成长是每个员工的愿望，在企业规模扩大的过程中，行政不能只是被动地去承受公司发展施加在自己身上的“任务”，更应该提前去了解公司的战略。

要预判公司发展的行政需求以及可能会面临的问题，在这个基础上设计、规划行政工作，伺机而动，这样才能做到，在变化来临时还能有条不紊。

—END—

你认为快速成长型企业里的行政，

还面临着哪些问题？