大家好！

基于昨天对于几个典型案例的列举和分析，相信大家已初步了解了文档协作中的各种好处，下面我们再回到本篇最开始的企业抗疫信息收集案例，看看在文档协作理念的指引下，如何高效完成工作。

回到企业抗疫信息收集工作

我们在本系列的开头看到，对于尚未采用文档协作理念的企业而言，原本极其简单的数据收集工作将变得非常复杂，会消耗企业中大量的人力、物力和时间，增加额外的成本。

如果应用文档协作理念的话，我们将能够大大提升效率，并使员工从被动走向主动，以一种主人翁的精神共同应对这次的数据收集任务。

基于昨天的阐述，在企业抗疫信息调研的场景下，可以按照如下的方式实现文档协作：

首先，我们需要一个拥有文档协作功能的SaaS协作平台，当然，这样的功能本身就是SaaS协作平台的标配。

然后，我们可以根据不同阶段信息收集工作的需要，设计以下两张表，确保其能够完整覆盖此次信息收集工作的生命周期。

表格I：快速调研表

在接到协查通知的10月31日当晚，由企业相关的运营或主管部门牵头，快速在协作软件的企业公共网盘上设计出一张在线的调研表，用于获悉企业中有哪些员工是否去过迪斯尼。

首先在调研表的第一列添加企业所有人员的名单，这一名单是非常重要的基础数据，最好是日常时时更新的，能正确反映员工的实际情况。

在此基础上，增加以下几列内容：

本人或家人是否去过迪斯尼：去过/未去过（下拉列表）

如果去过，时间在：10月30日/10月31日（下拉列表）

是否已接种过疫苗：已接种/未接种（下拉列表）

...

完成设计后，将调研表所在网盘位置信息发送到包含所有人员的公司大群中，然后发送全员消息，如果选择的SaaS协作平台拥有更为醒目的提醒功能，如钉钉中的DING，那么也可以采用。

在上述工作完成后，每一位员工可以在表上找到自己，然后进行各项信息的选择。

发送信息的目的是要确保所有人员在某某时间点之前完成填写，如果仍未填写，则由相应部门的负责人打电话进行按需的通知，这样可以有效避免很多无效或额外的确认工作。

完成信息收集完成后，即刻开始第二张表，也就是核酸结果上报表的设计。当然，如果要更为高效的话，则可以在第一张表收集信息的过程中，同步开始设计。

表格II：核酸结果上报表

完成调研后，设计一个在线的《核酸结果上报表》，同时限定该表的编辑权限，仅限于去过迪斯尼的人员，以及分管的负责人。

在此基础上，增加以下列：

首次核酸检测日期：10月30日/10月31日（可由管理员事先填写完毕）

首次核酸检测结果：阴性/阳性（可由管理员事先填写完毕）

第二次核酸检测日期：根据市政府要求的规则，制作最简单的加法公式

第二次核酸检测结果：阴性/阳性（下拉列表）

…

第n次核酸检测日期

第n次核酸检测结果

从第二次开始，采用相同的方式进行添加，直至最后一次核酸检测。

设计完成后，由企业运营或主管部门将去过迪斯尼的人员，以及分管的负责人（与表格权限中设定的人员保持一致）拉入一个小群，在该小群中将要求和方法进行告知。

这里需要注意的是，消息通知不仅仅是在群中的消息对话框中发出，还需要在群公告中进行声明，同时在每一次核酸检测的前一天进行相应的通知和提醒。

在每一次核酸检测结束，并收到报告后，员工就直接到表上进行相应的信息选择，方便快捷。

特别地，如果需要对阳性结果进行快速识别的话，可以配合在线表格的“条件格式”功能，一旦有填写“阳性”的，该行与该列的底色全部切换成红色，以便引起管理员的注意。

收尾

当最后一次核酸数据上报完成，且所有人员都为阴性时，这两张表格其实也退出了此次的任务，但这两张表的使命并未结束。

经过了这次任务的“洗礼”，这两张表已经自然而然形成了基于文档协作理念的全新实践，如果后续再遇到类似的情况，那么只需要进行少量的修改即可，从而能够大大提升企业对于类似事件响应速度。

从某种意义上而言，通过文档协作理念的助力，每次核酸结果的收集将不再是一种单纯的被动收集工作，而是成为了一个与其重要程度相匹配的“主动化项目”，每一位员工都可以化被动为主动，都能主动完成每次核酸检测结果的上报。

在明天的文章中，我将进一步对场景进行展开，看看文档协作理念哪些场景中还能得到很好的应用。