疫情下的开学时间表计划与项目管理

疫情之下，家长们关心的史上“最长寒假”何时能结束？啥时候可以告别网课，开学复课？

非常时期，项目负责人最关心的是团队成员何时能够全面复工？供应商和合作伙伴的采购物料何时能够保障？客户的订单何时能够恢复？

 作为项目负责人，不仅要管理已有的任务和资源，也要对不确定的未来进行预测和决策。管理未来是优秀项目管理者必备的能力要素之一。

 1 疫情下开学时间表如何计划？

据称，最早开课的是青海。3月9日，青海省第一批开学的144所普通高中和中职学校的学生重返校园。

 江苏省3月3日公布的《中小学2020年春季学期开学工作指引》明确，坚持错区域、错学段、错时间分批有序安排开学，原则上同一县（市、区）所有中小学在2周内完成返校开学工作。

 疫情下的开学时间表是一个不确定的因素，同样，在项目中也会出现很多的不确定性。项目负责人如何管理呢？

 有的伙伴说，有些事情太不确定了，就像我们现在碰到的疫情，根本无法管理，只能撑一只眼闭一只眼；也有的人说，如果没有办法管理不确定的事情，那就把所有确定的事情管理好，随时监控不确定的事情。显然，第二种方法更积极和主动。

我的孩子原本计划2月17号开学。开学前十多天的时候，学校就通知3月1号前不会开学。后来的通知是还需要延迟开学。

 每一次的计划预测，我们都会伴随一个或者多个项目决定。比如：开学时间延迟，学校就准备了录播网课。第二次延迟的时候，学校准备了直播课程。

 疫情下，到底用什么方法来进行决策？

 开学时间取决于很多的因素和条件：本地区疫情的风险等级，交通状况，学校的物资和应急准备程度，学龄阶段特点，主管部门的决策程序，学生家长的理解和支持等等。

 教育部近期对开学作出了原则性要求，需要符合三个条件再考虑开学。

 一是疫情没有得到基本控制前不开学。二是学校基本防控条件不具备不开学。三是师生和校园公共卫生安全得不到切实保障不开学。

 在这里，学校可以用开学的三个判断条件对不确定的未来进行决策。

 2 项目在不确定的情况下如何预测？

在项目管理中，我们碰到和开学时间计划类似的挑战和困难。

 在我的项目一页纸中，专门有一个部分，用来对项目进行预测，帮助项目管理者管理不确定的未来。

 比如：一个6个月的项目，在实行每周例会和每周报告的情况下，项目负责人应该每周对项目的未来进行预测，预测项目中的重要目标的达成情况。

下面是我在世界500强企业管理项目时，使用的项目汇报模板：

 在这里例子中，计划，预测(1)，预测(2)和实际中的数值都代表一年52周中第几周。

比如：其中有一个里程碑是由Richard负责的，计划达成是50周，第(1)次预测是50周，第(2)次预测是51周，实际达成是51周。这个里程碑有轻微延误，项目状态是黄色Yellow，延误程度不大。

 再比如：另外一个里程碑是由Jessie负责的，计划达成是48周，第(1)次预测是48周，第(2)次预测是52周，实际达成是52周。这个里程碑的偏差达到4周，项目状态是红色，延误程度很大。

 对于Jessie这个里程碑，在项目中需要采取特别的措施，包括马上采取纠正措施，每日会议，每日报告等，还要对重要的问题进行根因分析，找出有力的解决办法，保障项目推进。

 同样，在项目中也是如此。在上面的例子中，我当时负责的项目总周期需要9个月，在项目中，有很多的不确定性。在实际项目中，我用的是每周预测的方法。

也就是说，每周对项目的重要里程碑都会进行预测。预测的时候，根据所有已经掌握的信息，做出一个基本的判断，有可能的是，当前的预测会修正上一周的预测，所以有预测1和预测2。

 如果有的伙伴管理的项目周期更短，比如：2个月的项目。在预测不确定的未来的时候，预测的周期需要更短，也就是说，每周有2次甚至3次预测项目的里程碑。

3 项目管理实际应用案例

上次我们讨论过一个项目案例。有一位项目负责人张童，他负责的项目是给客户做一个规划设计方案。他需要带领团队在远程不见面的情况下积极推进项目，项目周期是3个月。

在项目中，他面临的挑战包括：

项目成员和客户全部是远程工作；

 规划设计方案牵涉到很多事情，需要详细了解客户需求，客户内部也要进行很多讨论；

 规划设计方案还需要进行多轮远程调研；

 对方案的评审也只能靠在线完成；

 项目中的交付成果是软性的，不能很直接衡量和检验；

项目团队成员的远程工作进度不好监控；

根据我们上面的开学时间计划的例子，我们来看看如何更好管理张童的规划设计方案？

 第一：用更短的周期来预测未来。

在这个项目3个月的项目周期内，如果以前没有疫情的情况下，项目每周进行一次项目例会。那么，在现在的非常时期，需要把这个周期变短。

 比如，在项目重要的调研阶段，就需要安排每周两次甚至三次的会议沟通，对项目中碰到的所有问题、进度安排、风险预测进行讨论和安排。

 同时，和客户的沟通也是如此。如果以前是一周一次的同步沟通会议。现在就需要每周两次或者三次的沟通安排。

 参考上面的例子，张童可以制作一份项目里程碑预测表，来管理项目中面临的不确定性。

 第二：用判断条件来进行项目决策。

 在项目中，碰到不确定的决策。比如：调研是否充分？规划方案是否合适？规划方案还需不要新一轮评审？

 也可以采取开学时间表类似的方法。比如：调研是否充分？可以用三个判断条件来决策。调研的对象是否与客户符合客户的要求？调研方式和调研问题是否能够达成项目目标？调研的结果是否能够让所有关键利益相关方满意？

 4 结束语

疫情之下，开学时间表的计划是很有挑战的。同样，在项目中，面临很多的不确定性。

 面对不确定性，项目管理者应该更加主动积极，用更短的周期预测未来，多次预测项目的关键目标，同时，用多个判断条件来做出项目决策。 

 作者：陈潺潺，PMP。专注项目管理实战培训11年，核心课程累计授课超过700天，首创“全真实战模拟”教学方式。更多精彩内容，关注公众号：项目管理爱好者社群（ID：pmfansgroup）

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