大家好！

今天和大家就“值班日志”这一文档类型进行阐述。

这里需要说明的是，我所要阐述的并不是该文档本身的设计，而是要回归这一文档的本源，围绕其存在的价值和意义进行说明。

换一句话来说，我将该文档的信息进一步拆分之后，探寻其是否和已有的文档存在着信息层面上的重叠。

关于值班制度

值班制度主要存在于一些传统的企业或机构中，该制度的精髓是在一些重要的节假日或双休日安排工作人员进行值班，从而确保在紧急情况下能第一时间应对。

当然，这和很多企业的7×24×365服务制度有较大区别的。

值班时间往往是有时限的，一般可能是半天，也有可能是长假中的某一天，同时，这些值班往往属于“触发式”值班，只有在遇到问题时，才会触发相应的应急工作。

在值班制度下，企业或机构的领导会提前进行值班人员的安排，并要求其对值班过程中遇到的各种事务进行记录。

从严谨度考虑，无论是来自于现场的来访人员，还是来自于呼入的电话，都需要事无巨细地进行记录，以便能及时交接给相关人员。

除了详细记录之外，还可根据需要，对这些事务赋予相应的属性，比如该事务的所属类别、主要负责人员、紧急程度、难易程度以及特殊说明等。

这里的详细记录往往会以一篇纸质版的《值班日志》进行呈现，既方便了后续工作的跟进，同时也作为一种实时的归档，以备不时之需。

下面，我就围绕《值班日志》这一文档类型进行展开。

典型的值班日志

我是一位专业的文档工程师。在日常工作中，我除了会撰写和设计各类文档，还会去潜心研究各行各业的文档架构，探索其中蕴含的各种信息传播策略。

之所以会保持这样的博观约取习惯，一方面是要开阔视野，保持对各行业文档发展趋势的紧密跟踪，另一方面是在探寻解决方案的过程中，不断提升自己的文档架构能力，以及对于各类文档的敏感度。

只要是职场中会遇到的文档，我都会将其看作是自己调研的目标之一，值班日志也不例外。

原本我是想经过细致的调研和学习，看看这一类型的文档还有哪些优化空间，但调研到最后却发现，这一类文档所包含的信息完全可以与其他文档或系统合并的，也就是说，值班日志原本可以不在这个世界上存在。

为什么这样说呢？听我一一道来。

从信息架构的高度考虑，值班日志中所包含的信息都是必要信息，这些信息对于日常业务的顺利推进起到了至关重要的作用。

视所属企业和机构，或是业务模式的不同，值班日志所包含的信息有可能是五花八门的，但总会有一些通用的信息模块，比如：

值班日期

值班时间

值班人员/直属领导/上级领导

值班记录表（时间、来访人/报修人、联系电话、事宜、建议的处理人、解决状态等）

备注

…

大家可以看到，这些信息确实是非常重要的基础信息，能够为业务的承接起到良好的承上启下作用，也能在一定程度上保证用户体验的一致性。

但是，虽然这些信息如此重要，但当我们进行深入探究的话，我们同样会发现，这些信息是完全可以与其他信息合并，并汇入到更为重要的“信息池”之中，从而能够更好发挥其作用。

要充分了解到这些信息的重要性，并制定出符合实际需求的信息策略，这就需要我们进行系统化的思考。

系统化思考

在职场环境下，对于信息架构的摸索其实就是一个系统化思考的过程，这和是不是从事文档工程师职业没有任何关系，因为对于知识工作者而言，需要无时无刻处理和转换各种信息。

没有经过完善的系统化思考的话，最终规划出来的信息及呈现的文档质量就会出现一定的偏差，出现各种“拆东墙补西墙”的情况，给工作带来更多负面成本。

因此，要制定出好的信息架构，我们一定需要融入系统化思维，并从系统化的高度，将值班记录的“点”扩展到整个业务的“面”，从整个业务运营的视角切入。

比如，针对于客户的信息传播，我们通常见到的是产品说明书，这时我们的目光就不能局限在该文档所承载的产品使用信息本身，而是需要围绕客户的实际需求，从是否能够给客户提供有效服务、输出更大价值的角度进行设计。

这样，我们最终呈现的形式可能不仅仅是用户手册，而是会追加相应的快速使用指南、教程、视频等信息组合，甚至会从产品界面的优化上入手。

除此之外，我们还会从如何找到信息这一角度考虑，辅以相应的信息搜索方案，最终形成一个有效的信息闭环，并成为客户使用产品时的好参谋、好帮手。

而针对于企业内部的值班日志，我们就不能仅仅将关注的目光放在“值班”这件事本身，而是应该从更高的维度来看待。

在值班的过程中，会涉及到哪些事务，这些事务的类型是否与非值班状态下保持一致，并最终形成有效的联结。

从这个角度来看，我们在设计信息架构时，应该将其上升到业务的维度，而不仅仅是关注于“值班”这一特殊的工作形态。

在明天的文章中，我将和大家分享一下我的一些思考点，希望能够和大家产生一定的共鸣。