将“准备沟通内容的七大步骤”用于写作，会让创作更简单
今日细读《沟通圣经》，发现这些计划准备沟通内容的方法步骤非常有参考价值。值得按照这样的步骤准备内容的沟通，一定是非常重要的沟通。如此写出来的沟通计划稿，只要稍加润色，就是一篇很好的文章。因此个人以为，将这七大步骤的应用扩展开来，把它应用到写作上，一定也可以收到很好的效果。当然，从广义上讲，写作是我们沟通交流的一种特殊形式，做好写作的功课也会对提高沟通交流的能力起到很大的推动作用。下面我们来看一下这七大步骤。
步骤一，先写下沟通的目的
沟通之前，先确定自己希望通过本次沟通达到的目的，把它写下来。内容不用太长，一到两个句子即可。
步骤二，收集相关信息
自己觉得需要提出的想法和重点全部写下来。这个阶段应注意，只选择重要的相关信息，但这些重点信息一定要全面。这时可以使用《麦肯锡思维》和《完全写作指南》里提供的头脑风暴法来收集信息。之后对收集来的信息进行筛选，将那些不相关的信息全部舍弃。筛选相关信息的时候，可以问自己以下几个问题：
1）这个信息跟我沟通的内容真的有关系吗？
（2）我沟通的对方真的需要这些信息，才能理解我的信息吗？
（3）这个信息对我达到目的会有帮助吗？
步骤三，把收集来的信息进行分类
仔细研究你列出来的信息，并按照一定的规则对它们进行分类。然后把各项信息按照新划分的类别重新写一次，这时可以在每一个类别前面加上一个标题。这个标题可以以后的步骤中继续发挥它的作用，也可以帮助你撰写该段的“主题句”，因为它基本涵盖了该段的主旨。注意，一个段落应该只有一个主要的想法。段落中的其他内容都是用来支撑这个想法的。
步骤四，按照合适的规则排列这些不同内容的顺序
把分类好的各个类别的信息按照某种逻辑顺序排列出来，方便读者理解。内容排列的逻辑顺序主要有以下几种：
（1）按照时间顺序
按照事件出现的时间顺序叙述，是最常用的排序方法。虽然在某些情境下，“顺叙法”是最合适的做法，但是在决定采用“时间顺序”之前，务必先看看各类信息之间是否还存在着更为重要的逻辑关系。这一条也同样适用于其他逻辑关系的选用上。
（2）按照空间顺序
按照空间顺序排列便于描述机械、建筑、家具、地理位置等内容。例如从南到北、从上到下、从左到右、从高到低、从内到外、从近到远等等。
（3）按照事物的重要性顺序排列
按照重要性顺序排列的方式有两种：一种是“重要性递减法”（或称演绎法），即先说明最重要的信息，引起读者的注意；另一种是“重要性递增法”（或称归纳法），先说明最不重要的信息。商务沟通或者写作中，通常不会建议采用“重要性递增法”，除非是以说服对方为目的文件，此时这种做法会很有效。这一点在《金字塔原理》和《一本小小的红色写作书》都有精到的论述。
（4）复杂性递增法
这种方法是先提出简单的信息，渐进到复杂的信息。
（5）熟悉度递减法
这种方法是从“已知”的信息渐渐地过渡到“未知”的信息。
（6）按照因果关系
这种顺序就是先说明原因，再说明结果，也就是“因为……，所以……”模式。
（7）按照事物的主题排序
有时候各类信息之间似乎没有很明显的逻辑关系，这时唯一合适的做法就是按照主题逐项说明。
步骤五：制作大纲
完成前面四个步骤之后，你其实就已经有了一个成型的大纲了。如果内容很多，可以将其整理到电脑中，必要时可以打印出来。
步骤六，开始撰写初稿
整理完计划大纲之后，你就可以开始写初稿了。初稿是先写给自己看的，所以不用担心风格和修辞的问题，这一部分可以在以后的时候再专门进行修饰。 通常情况下，无论是多长多短、多简单多复杂的内容，多数人都会觉得开始动笔写是最困难的一步。但是只要按照以上的步骤里说明的做法，并做好必要的准备和计划，想想要在开头、正文和结论中写什么，你就会发现开始写初稿其实没那么难。
步骤七，编辑修改初稿并完稿
初稿写完之后，可以放置一段时间（如果时间足够宽裕的话），然后再进行修改编辑。对初稿进行修改编辑的时候，你要从对方的角度来阅读你的稿子。站在对方的立场，看看有没有含糊不清、错误、用词别扭的地方，连接词的使用是否恰当，有没有漏掉的地方。此外，在文字风格上，力求简洁清晰。以下是编辑内容时的注意事项和修改技巧：
（1）变化句子的长度，不要让句子过长，最好是长短句相间，形成一定的韵律感。
（2）一个段落，只能表达一个主要的想法。
（3）尽量使用对方能够理解的或简单的词语。
（4）避免不正式的口语说法。
（5）省略赘字，尽量不要叠用意思相同的词语。
（6）用简短或常用的字眼来代替生僻的词语和词组。
（7）避免陈词滥调
（8）注意用词的变化，尽量避免相同的字词重复出现在同一段落当中。
（9）用词中肯，不要言过其实。
（10）多用正面积极的说法，少用负面消极的说法。
（11）多用主动式，少用被动式。
以上虽然是沟通计划稿的撰写步骤，但是经常写文的人一眼就可以看出，这其实是一个很实用的写作流程。很多专业的写作指导书籍中详细论述的方法和流程，在这里都可以看到它们的影子。按照这个流程所列出的写作步骤创作，可以让写作更简单、更容易动笔、效率更高。
