大家好！

从今天开始，我将关注信息化建设对于协作的促进作用。

对于信息化建设层面的探讨，我将聚焦在三个非常重要的方面，即：

审批流程信息化

业务管理信息化

知识管理信息化

在我看来，无论选择重量级还是轻量级的信息化建设方案，这三个方面都是退无可退的几条底线，如果在任意一条底线上失守的话，可以认为信息化建设就是失败的、不彻底的。

对大部分企业而言，审批流程信息化和业务流程信息化会成为企业关注的重点，无论是主动关注，还是在某些负面因素下的被动关注。而知识管理信息化则会被很多企业所忽略，但这却是同样不可或缺的重要部分。

引子

从协作角度来看，信息化建设可以起到添砖加瓦的作用，不仅能促进良好的协作，同时也能推动协作效率的提升。

但是，目前很多传统企业或小微企业并不重视信息化建设，或者即使在思想上重视了，也是一知半解，常常在尚未做好相关的准备和调研工作时，就匆忙上线信息化项目，而在项目正式落地后，才发现水土不服，无法适应企业的现状。

此外，要实现完整的信息化也是需要投入成本的，凡是需要投入成本的，很多企业主都会非常谨慎地摸一摸自己的钱袋子，看看自己的投入和产出是否会成正比。

而产出并不能完全用金钱来衡量，如果将思维局限在金钱层面，那么只能说是一种极端短视的表现，与当前多样化的商业环境是格格不入的。

一方面，这些产出虽然不会以物质形式直接体现，但会以一种看不见、摸不着的形式渗透到更多的业务工作中，实现 “润物细无声”般的细节化赋能，这种情况下的产出一定是一种更为间接的表现。

另一方面，我们做的很多工作其实是富有预见性的“战略工作”，符合“重要但不紧急”的特性，也许在一开始确实看不到任何产出和收益，但在未来的某一个节点上，会迅速发力，真正可见的产出也会以指数级爆发，给企业带来更多的爆裂式增长。

如果企业的协作效率能够在信息化的帮助下得到显著提升，那么其在今后获得的产出会远远大于初期的投入，最终以星火燎原之势点亮各条业务线，擦出协作的火花。

而这就是信息化建设所能带来的。

审批流程信息化

传统的审批流程都是通过纸质的审批单来实现的。

通常的方式是，发起部门在纸质审批单上填写审批事项及其相关信息之后，发起人需要拿着审批单，到相关部门的负责人这里进行签字确认，直到走完所有的流程。

这个过程看起来简单，但其实隐含着很多问题。

首先，发起部门或企业需要维护多张应用于不同场景的模板，发起人需要在非常熟悉业务的情况下，才能进行准确的选择，有时甚至不清楚哪里能找到这些模板。

其次，这样的审批需要一个个办公室跑，既浪费了发起人宝贵的工作时间，同时还要面临负责人不在，需要再跑几次的风险。

最后，审批方有任何意见的话，也是通过手写方式写在审批单上，如果字迹模糊，或者语言表达不清晰，那么又增加了进一步确认的工作。

如果大家没有体验过其中的复杂程度的话，可以回顾一下自己过往的离职流程，很多企业的离职流程就是以上述形式表现的。

而通过信息化手段，这样的审批流程可以完全线上进行，发起人只需在协作APP上进行简单的发起操作，正确选择了审批类型后，系统就可根据发起人所在的部门以及审批类型，自动匹配后续的审批部门，并“马不停蹄”地自动进入审批流。

这时，相关审批部门的负责人都会在APP上收到相关的审批信息，然后直接在APP上完成确认和审批工作，省时省力。

在信息化手段的加持下，原本需要通过纸质单据进行流转的审批工作全部在系统上进行。

在此过程中，任何物理因素均不会成为审批的障碍，不会存在因审批负责人不在办公室造成审批中断的情况，也不会因纸质单据上的字迹不太清晰而需要二次确认等情况，团队与团队之间的物理隔阂都将不复存在。

通过审批流程的信息化，企业中的员工能够被轻易“串接”起来，形成真正高效的合力，既能高效完成审批工作，也能将更多时间用在更为重要的工作上。

对审批信息化的想象空间

在信息化层面下，还有很多能够提升审批效率的想象空间，我这里设想了以下两点：

发起前：

针对发起方所在部门及常用发起类型，能够进行智能识别，提供相应的审批类型选择。选定审批类型之后，将自动产生对应的审批流程模板，然后再填写发起事宜。

同时，由于每个人的表达能力往往是千差万别的，不少人看上去认认真真写了很多文字，但往往没有表达出重点，让人不知所云，给后续工作带来不少麻烦。

在这种情况下，可以考虑将发起事宜的填写框做成结构化编辑器，将原本的段落描述方式改变为“选词填空”式，在对应位置选好关键信息后，自动生成整段整段的事宜描述，这样既保证了发起事宜的写作效率和标准化程度，也能为后续的数据统计提供良好的数据输入源。

从原来纸质审批单上的手写方式，到通过协作APP录入，到最后更为智能和高效的结构化撰写，可以说实现了三级跳跃。

发起后：

对于一些规则清晰，并且有较强规律性的流程，我们可以考虑由RPA数字机器人参与到流程中来，进一步将自动化和智能化的基因嵌入到审批工作中。

视数字机器人的参与深度，可以分为以下两个层面：

第一个层面，由数字机器人介入部分审批环节，只要该审批环节有固定的判断和审批规则，且可以真正将所有规则穷尽，那么完全可以通过数字机器人来进行“秒判断”，完成批复后，自动移交给下一个环节；

第二个层面则是针对全流程的数字机器人把控，发起环节和最终环节之间的所有审批事宜都由各部门的数字机器人来“秒判断”，当所有数字机器人都正常批复之后，再移交给最终环节。

另外，在数字机器人的判断过程中，如果出现了审批失败，或者有规则外的“疑问情况”，都可以设置相应的自动化回复，并第一时间群发至对应部门的负责人和流程的发起方，进行人工判断。

在明天的文章中，我将就业务管理和知识管理信息化进行阐述，敬请关注！