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引导现场100问:用于评估项目可行性的问题框架

2024-06-03  本文已影响0人  团队引导者赵磊

问:赵老师,项目需求来了以后,我也会提前了解对方的诉求,通过调研等手段厘清客户对成果的要求,但并不是所有的项目都能够取得成功。而且有些项目做起来很别扭,交付也不顺利。有没有一种方法,可以对项目的可行性进行判断。毕竟客户很多时候需求是多样的,而自己的经验也有限,找到适合的项目,我想对于客户也是负责的。

这是个好问题。

我发现很多伙伴接到需求以后,总是受限于项目急迫性等各种因素,就在没有思考的情况下,快速做出“接”的判断,很大程度上忽略了自身特点与项目需求之间的适配性。最终导致在项目进程中很难受。

作为引导师,最擅长的是提问。我们不妨尝试着建立一种提问框架,用提问的方式,对项目可行性进行判断。

提问框架中的问题可以分为以下几类:客观性问题、假设性问题、成果性问题、诠释性问题和行动性问题;

每一种问题,都可以帮助我们快速对项目做出判断,它可以帮助我们更加清晰地理解客户、明确需求。

客观性问题:已知哪些信息

面对客户需求,我们第一时间想知道的,往往是“客户为什么要做这个项目、项目要解决什么问题、最终期待产出的成果是什么?”这个听上去好像是一个很顺的逻辑,但得到的答案,往往是客户想让你知道的内容。

甚至很多项目,这几个问题的答案也并不确定。

所以,如果我们按照这个逻辑出发,很可能那些真正影响设计与交付的内容,会被我们忽略掉。

我经常会问:谁发起的?发起人的期待是什么?关于这个议题,领导已经做出决定了吗?未来的参与者对于话题了解有多少?有哪些参与者可能有完全不同的意见?过去我们处理类似的议题,会采取何种方式?有多少人会参加会议?有多长的时间可以用来讨论?

你会发现对现有情况进行收集、整理、分析之后,大概率与发起人的诉求有较大差异。如果一些关键信息你事先没有拿到,工作坊现场的尴尬场面可想而知。

假设性问题:背后的逻辑

客观性问题,可以帮助我们对工作坊信息做出基本的判断,而假设性的问题则可以确定,我们对于客户需求、话题边界、成果设计的逻辑思考。

比如,我会问自己“听到项目需求或背景信息时,我有什么假设吗?”;“我对于发起人、参与者的判断是什么?我认为发起人有哪些期待,这些期待是我推测出来的,还是已经通过沟通后落实的?我可能对于工作坊现场讨论有哪些担心,为什么?我担心讨论出的结果落不了地,是个假定条件吗?我对项目的因果关系,有什么判定吗?”

每个人都有假设,做为会议设计者的引导师也不例外。

如果说客观性的问题,帮助我们梳理了信息的完备性,那通过挖掘更深层次的假设,我们才能准确把握对于客户的真实需求的理解与判断 。

成果性问题  如何衡量成功

成果性问题可以帮助我们评估客户的真实诉求,判断我们是否可以运用相关技术,帮助客户达成目标。

在成果性问题的清单里,有三个方面的内容:

l  关于量化的成果描述:我们不仅要描述具体的成果,比如形成某个问题的解决方案或行动计划,还要对阶段性的目标进行量化的描述。必要的时候还要就成果的呈现方式、格式与客户对齐;

l  关于体验感受:与此同时还要与客户沟通,他们希望会议带给团队成员哪些体验感知。是众志成城、紧张高效,还是鼓励创新、活泼轻快?不同的感性体验,对工作坊流程设计、场域建设有不同的要求。一个强调高效、聚焦、承诺、落地的工作坊,很难出现轻松愉悦的场景。

l  成果有效性:我们如何保证成果的有效性,如果具备专业知识,看到产出的成果可能会有哪些评估的标准?如果不具备专业知识,我们需要在现场通过什么样的方式,对产出成果进行评估?

诠释性问题  深入挖掘的关键

诠释性问题在深挖问题或工作坊的本质时扮演着关键作用。

诠释性问题不仅关注问题的表面现象,更致力于探索其背后的意义、目的和价值观。

通过提出如“这个项目可能与其它项目有哪些不同?这些不同可能会对我过去的经验有哪些挑战?” 或“客户的核心诉求是什么?这个项目对于发起人、参与者、我可能产生的风险是什么?”又或 “接下这个项目对我的意义是什么?”等问题,我们能够更深入地理解工作坊的诉求,帮助我们对工作坊目标进行深度思考,而不仅仅停留在表面的需求上。

行动性问题  时间、标准和节奏

执行力永远是推动事物向前发展的关键要素。

在我们评估了以上几个可行性之后,还需要从时间、成功标准、工作节奏等方面,再次进行评估。

这包括“我需要做什么才能更好地完成交付?需要哪些资源的支持?最重要的时间节点在哪里?从设计和交付环节来看,可能面临哪些挑战?谁能够为我提供资源支持?”等等

提问框架

      我列了一个评估的框架,一共20个问题,从1到5,答案越清楚分值越高,如果哪些维度分数较低,建议大家尽快补足,以便更准确地做出判断。

客观性问题

假设性问题

成果性问题

诠释性问题

行动性问题

以上问题的答案,结合业务知识与引导经验,我想对于项目可行性的评估是有帮助的。(全文完)

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